Kategorien
Unterricht

Kursorganisation – Tipps für ein tolles Wochenende

Ganz häufig höre ich von Interessierten, wie schwer es Ihnen fällt ein Seminar auf die Beine zu stellen. Als erprobte Event-Managerin möchte ich dir gerne ein paar Tipps mit auf den Weg geben für eine entspannte Vorbereitung und ein großartiges Seminar. 

Nimm die Tipps als Basis. Sie basieren auf meinen Erfahrungen als Kursarrangeur und Event Manager. Du wirst deine eigenen Erfahrungen machen, und ich freue mich, wenn Du gute Tipps zur Erweiterung mit mir teilst. Auch wenn es beim ersten Mal aufregend ist: Mit dem Machen wird es immer einfacher von mal zu mal 😉

Kurs

Aller Anfang ist schwer….

Du solltest mindestens 3 Monate Zeit haben, um einen Termin zu organisieren. Direkt zu Beginn hast Du die schwerste Hürde zu bewältigen: Du brauchst eine Anlage, die dir zur Nutzung zur Verfügung steht. Solltest Du nicht glücklicher Besitzer eines Hofes sein, ein nicht zu unterschätzendes Hindernis. Eine gute Idee ist es, Anlagen mit 2 Reithallen oder Vereine zu fragen. Sie sind häufig an Fremdreiter gewöhnt und bieten die Halle zur Vermietung an.

Zu einem Trainingstag, Tagesseminar oder Zwei Tages Kurs sollten mindestens 6, besser 8 Menschen und Pferdeteams zusammenkommen.  Solltest Du nicht alle Plätze intern besetzen können, denke an ausreichend Gastboxen oder Paddocks.

Für den Theorie Teil muss eine Tafel oder ein White Board da sein, damit alle etwas sehen können. Sollte ein Beamer vorhanden sein, nutze ich diesen Luxus gerne. Sag mir nur Bescheid, dann bereite ich eine ordentliche Präsentation vor.
Es ist keine professionelle Lösung vorhanden? Als Notfall-Tipp für das kleine Budget funktioniert auch ein gutes Stück von einer Tapete oder Papiertischdecke, dass Du mit Crep-Band an der Wand befestigen kannst.

Kontrolliere auch die Toiletten und vergiss nicht zu fragen, ob Du diese für die Veranstaltung nutzen kannst. Dixie-Klos sind eine ökonomische Lösung bei Problemen mit dem Abwasser System.

Hast Du diese Eckdaten alle zusammen, suche dir den Referenten oder die Referentin deiner Wahl. Du darfst natürlich auch gerne mich ansprechen, ich freue mich immer über Seminar Anfragen.

Sorge gut für dich selber und überlege dir, was Du dir wünscht. Wochen-Seminar oder besser zwei Tage in der Woche? Ein Einsteiger Seminar Akademische Reitkunst? Ein Sonderthema, wie Sitzarbeit, sekundäre Hilfen oder mentale Arbeit? Sprich dich mit deinem Referenten ab. Du kennst dich und deine Kunden am besten. Jeder Referent wünscht sich, Wissen zu vermitteln und wird sein Bestes tun, ein super interessantes Seminar für dich zusammen zu stellen. Das geht aber natürlich nur, wenn Du deine/eure Wünsche auch kommunizierst.

Beachte bitte, dass nach Zusage Termine verbindlich sind. Referent sein ist ein Beruf, wir machen das nicht aus Langeweile, sondern weil wir unseren Lebensunterhalt damit verdienen. Du bist von hier an verantwortlich dafür, dass der Termin auch stattfindet und stehst als Rechnungsempfänger in der finanziellen Verantwortung dem Referenten gegenüber.

Natürlich musst Du Werbung machen. Facebook, Instagram, eine eigene Internetseite und natürlich die einschlägigen Online-Foren wie Ebay Kleinanzeigen, Pferde.de, Pferdetermine um einige zu nennen sollten regelmäßig gepflegt werden. Trotzdem geht es nicht ohne die ganz klassische Werbung: Eine Annonce in der örtlichen Zeitung, vielleicht ein Artikel irgendwo oder Blog? Lege Plakate oder Flyer im Futtermittelhandel, Pferdesportbedarf oder einer Messe aus. Unbezahlbar ist Mund zu Mund Propaganda, die Du gut voran treiben musst. Ein Post auf Facebook hat bisher selten einen Kurs gefüllt, der Stalltratsch hingegen schon oft. Informiere also die richtigen Leute, die gut vernetzt sind, frühzeitig und hole sie mit ins Boot.

Damit aus Interessenten Teilnehmer werden, bereite eine schriftliche oder online Anmeldung vor. Die Zahlung wird mit Anmeldung fällig. Menschen, auch der beste Freund, sind leider nicht verlässlich. Damit schützt Du dich vor spontanen Absagen und finanziellem Verlust. Kalkuliere bei deiner Preisfindung neben den Seminarkosten auch eine Umlage für Catering und Reisekosten mit ein.

An- und Abreise: In der Vorbereitung kläre mit dem Referenten, wer die Reise organisiert und die Unterkunft, welche Ansprüche ggf. wichtig sind (ich z.B. bin Allergiker – Katzen im Haus verhindern den Kurs am Tag danach, weil ich richtig krank werde).

Wenn Du einen Referenten wie mich bekommst, bin ich relativ anspruchslos. Trotzdem gibt es wichtige Eckdaten.

Ich vermeide es, selber mit dem Auto zu fahren. Nach Seminaren ist Mensch wirklich müde, schliesslich hat der Referent alle Energie in Wissensvermittlung gesteckt. Als alternative geht für mich aber alles – Mitfahrzentrale, Taxi, Bahn, Flug. Egal, Hauptsache effizient. Lange Wartezeiten und lange Transfers hingegen, Flüge mit 20 mal Umsteigen oder morgens um 5 Uhr nur um 10 Euro beim Ticket zu sparen gehen gar nicht. Sorge dafür, dass der Referent am Bahnhof oder Flughafen abgeholt wird. Auch hier gilt: Als Referent wünschen wir uns, unsere Energie in unsere Schüler zu investieren, nicht in die Reiseorganisation.

Ein kleines Catering für alle Beteiligten ist wichtig. Qualität statt Quantität. Beachte, dass es sehr viele Veganer, Gluten- und Laktoseintoleranzen gibt. Arrangiere ich selber, koche ich etwas Simples mit viel Liebe, dass diese Kriterien erfüllt. Ein Salat, ein Curry oder ein Eintopf sind immer super! Eine einfache Herdplatte hält das Essen ggf. auch ohne ordentliche Küche warm und kann überall aufgebaut werden. Mit etwas Süßem zum Nachtisch sind dir glückliche Teilnehmer garantiert. Pro Tipp: Wenn Du wenig Zeit hast, haben Mitbring – Buffets, dass durch die Teilnehmer bestückt wird, schon auf vielen Kursen viel Spass gebracht, und ist einfach zu organisieren. Du musst nur auf Allergien hinweisen, falls es welche gibt!

Plastikfreie Seminare zu organisieren gehört zu meiner Philosophie. Auch von meinen Arrangeuren wünsche ich mir das. Ist die Veranstaltung zu groß, oder hast Du vor Ort keine Küche mit Spülmaschine parat, gibt es trotzdem kluge plastikfreie Lösungen. Du kannst zum Beispiel alle TN bitte, ihre eigene Tasse und Teller mitzubringen. Das spart dir auch viel Arbeit beim Aufräumen und Spülen. Bevorzuge unverpacktes Obst und Gemüse gegenüber Süßigkeiten oder gekauftem Kuchen. Plastiklöffel, einmal Servietten und Decken müssen nicht sein. Wasser aus dem Hahn ist viel gesünder als aus der Plastikflasche. Umweltbewusstsein ist wichtig. Wir beschäftigen uns mit Energetik und nachhaltiger Pferdeausbildung. Ein nachhaltig organisiertes Seminar passt da viel besser rein!

In den letzten 3 Wochen vor dem Seminar geh noch einmal die mentale Checkliste durch:

Brauchst Du ein Mikrophon? Falls ja, ist jeder Referent dankbar über ein Krawattenmikro. Headsets lösen gerne Kopfschmerzen aus.

Sind genug Stühle da? Falls nicht, können Bierbänke das Problem günstig lösen. Oder jeder Teilnehmer soll seinen Stuhl mitbringen.

Alle Pferde gesund?

Theorieteilnehmer und Reiter haben alle Informationen? Ein Ablaufplan steht und ist verschickt?

Mach dir keine Sorgen:  Es ist bisher kein einziges Seminar in Original-Besetzung an den Start gegangen. Sollte es Krankheiten oder andere Notfälle geben, hat sich eine Warteliste bewährt, um deine Reiter bei der Platzvermittlung zu unterstützen. Schön, wenn Du als Arrangeur unterstützen kannst. Trotzdem ist jeder Reiter natürlich für sich selber und sein erscheinen verantwortlich und damit auch für die Vermittlung des Platzes im Zweifelsfalls.

Dann kann es ja jetzt los gehen!

Achte darauf, dass der Zeitplan gut eingehalten wird – und dass es einen gibt. Die Teilnehmer sollten vorab gut informiert sein. Sprich auch hier mit deinem Referenten. Sind sehr viele „First-Doer“ dabei, kann das Gelegentlich knapp werden. Das ist dann wieder wichtig für die Reiseplanung, denn meistens gibt es ja Anschluss Termine.

Bei erfahrenen Referenten funktioniert die Taktung selbstständig. Bereite deine Reiter darauf vor, immer 5 Minuten vor Unterrichtsbeginn in der Reithalle parat zu sein. Das garantiert einen guten Ablauf.

Ausreichend Kaffee und Tee hält alle happy. Ist keine Küche vorhanden, reicht als Basis-Lösung ein Wasserkocher und Instant Kaffee und Tee, oder eine Riesen-Thermoskanne!

Und jetzt gibt es eigentlich nur noch eins: Die Tage und den Input zu geniessen!

In diesem Sinne:

Enjoy the Journey!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.